Damit alles aufgeht – Koordination im Spitalbetrieb
Viele Wege führen ins Spital – doch damit am Ende alles aufgeht, braucht es Menschen, die im Hintergrund täglich ordnen, verschieben und entscheiden. In der Patientendisposition und am Patientenempfang wird aus Planung Realität. Einen Blick hinter die Kulissen ermöglichen Deborah Feller und Sandra Schär.
Text: Teresa Schmidt
Es ist kurz nach sieben Uhr morgens. Die erste Übersicht des Tages steht – Betten sind verteilt, Eintritte geplant, Austritte vorgesehen. Für einen Moment wirkt alles stimmig. Dann klingelt das Telefon: Ein Austritt verzögert sich, ein weiterer verschiebt sich auf den nächsten Tag. Gleichzeitig kündigt sich ein Notfall an. Die Intensivstation ist voll und muss Patientinnen und Patienten auf die Stationen verlegen. Innerhalb weniger Minuten beginnt sich das Bild zu verschieben. Was eben noch gepasst hat, muss neu gedacht werden.
Viele Wege, ein System
«Im elektiven Bereich, das heisst bei Operationen, bei denen wir eine Anmeldung für Patientinnen und Patienten im Voraus erhalten, beginnt der Prozess in der Sprechstunde der Ärztinnen und Ärzte», erklärt Deborah Feller, Teamleiterin Patientendisposition. Dort wird ein Spitalaufenthalt angemeldet, womit im Hintergrund ein komplexer Ablauf startet: Operationssaal, Ärztin oder Arzt und Bett müssen gleichzeitig zur richtigen Zeit verfügbar sein.
Da die Bettenkapazität nicht im Voraus berechnet werden kann, wird erst am Tag vor der Operation nach einem Platz für die Patientin oder den Patienten gesucht.
«Das ist nur ein Teil der Realität, denn Notfälle kommen ebenso jederzeit dazu wie medizinische Eintritte über Hausärztinnen und Hausärzte oder Verlegungen von der Intensivstation oder von anderen Spitälern.»
Deborah Feller
Teamleiterin Patientendisposition
Planen – und wieder verwerfen
Für den Tagesablauf ist der Vortag entscheidend: Dann werden Anästhesieunterlagen vorbereitet und Betten basierend auf den erwarteten Austritten vergeben. «Zuerst schauen wir, welche Austritte bekannt sind. Diese bilden die Grundlage für die Planung. Doch sie ist nie endgültig», sagt Sandra Schär, Leiterin Patientensteuerung und -koordination.
Wenn mehr Patientinnen und Patienten eintreten als Betten frei werden, beginnt die Abstimmung: Wer kann früher nach Hause? Wo entsteht Spielraum? Es wird telefoniert, diskutiert und priorisiert – oft mehrmals hintereinander.
Wenn die Nacht dazwischenkommt
Besonders anspruchsvoll sind Veränderungen über Nacht. «Der nächste Tag als solcher macht uns am Vormittag noch wenig Sorgen. Schlimmer ist es, wenn wir für Patientinnen und Patienten, die am heutigen Tag eintreten, plötzlich keinen Platz zur Verfügung haben», sagt Deborah Feller. Sie ergänzt: «Wenn in der Nacht ein Eintrittsbett vergeben wird und keine Folgelösung gefunden werden kann, beeinflusst das den ganzen Tag.» Was am Abend noch aufgegangen ist, passt am Morgen nicht mehr – dann beginnt das Umplanen.
Prozesse im Hintergrund
Parallel dazu laufen am Empfang die administrativen Prozesse zur digitalen Erfassung der Patientinnen und Patienten. Für Sandra Schär ist jeder Fall ein Zusammenspiel vieler Schritte. «Bei elektiven Eintritten beginnt alles bei der Disposition», erklärt sie. «Bei Notfällen hingegen startet der Prozess in der Patientenaufnahme.» Pro Patientin oder Patient wird ein Fall erfasst mit allen personenbezogenen Daten, Krankenkasseninformationen und Behandlungsdaten.
«Ein Patientenfall wird von vielen Stellen bearbeitet. Jedes Detail muss stimmen, Fehlendes wird ergänzt und weitergegeben. Vor allem müssen wir die Daten immer wieder überprüfen.»
Sandra Schär
Leiterin Patientensteuerung und -koordination
Wenn ein Austritt fehlt
Austritte spielen eine zentrale Rolle: Sie schaffen nicht nur einen Abschluss, sondern auch Platz für neue Eintritte. «Fehlt ein Austritt, fehlt uns ein Bett», sagt die Leiterin Patientensteuerung und -koordination. Damit verschiebt sich die gesamte Planung.
Das eingespielte Team als Anker
Der Alltag ist geprägt von Tempo, Unsicherheit und ständigen Anpassungen. Entscheidend ist die Zusammenarbeit im Team. Ohne funktionierende Zusammenarbeit kann weder die Patientenadministration noch die Patientendisposition arbeiten. «In stressigen und schwierigen Zeiten trägt einen das Team durch den Tag», sagt Deborah Feller.